Để tiết kiệm thời gian và có một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với khách hàng, trước khi bắt đầu một dự án, việc bạn cần làm chính là đặt ra những mục tiêu và giới hạn rõ ràng. Trong bài viết này, hãy cùng chúng mình điểm qua 7 điều khoản quan trọng mà bạn phải luôn thống nhất với khách hàng ngay từ đầu nhé!
Bất kỳ designer nào cũng sẽ vô cùng hứng khởi khi nhận được một dự án mới, bạn cũng vậy, đó là cơ hội để bạn phát triển công việc và cả những mối quan hệ. Tuy nhiên, trước đặt bút ký hợp đồng, bạn phải đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng đã “hiểu rõ về nhau” và duy trì điều này trong suốt thời gian dự án diễn ra.
Bạn và khách hàng cần phải thống nhất các điều khoản một cách rõ ràng trước khi bắt đầu. Điều này sẽ mang đến cả hai có hướng giải quyết cụ thể khi có vấn đề xảy ra. Bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, cả hai sẽ biết khi nào nên nói “không”, khi nào khách hàng cần trả nhiều tiền hơn và khi nào dự án có thể đi đến hồi kết.
Vậy, những điều khoản đó là gì, hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay bây giờ!
1. Thống nhất về sản phẩm cuối cùng bạn cần bàn giao
Khách hàng gửi cho bạn một bản Creative Brief và nó “trông có vẻ đơn giản”. Thế nhưng hai bạn đã thực sự đi sâu vào chi tiết chưa? Điều quan trọng là phải cụ thể về số lượng thiết kế và những lần feedback – chỉnh sửa trong một dự án.
Nguồn ảnh: 99designs
Tình huống #1: Giả sử khách hàng yêu cầu bạn thiết kế logo. Bạn có biết họ thực sự đang mong muốn điều gì không? Ngày nay, một số thương hiệu sử dụng rất nhiều loại logo khác nhau cho các tài sản hữu hình và tài sản kỹ thuật số của họ. Họ có cần các kích thước logo khác nhau để đảm bảo nó luôn dễ nhìn không? Họ muốn có bao nhiêu lựa chọn về màu sắc? Họ có cần logo chữ và phù hiệu không? Còn các chi tiết bổ sung thì sao, họ muốn hoa văn, trang trí, điểm nhấn thương hiệu hoặc hình ảnh động như thế nào? Họ có đang cho rằng họ sẽ được gửi kèm cẩm nang hướng dẫn thương hiệu không?
Bạn và khách hàng của bạn có thể định nghĩa “dự án thiết kế logo” rất khác nhau. Chính vì vậy, điều quan trọng là phải thống nhất những kỳ vọng đó ngay từ đầu.
Bên cạnh đó, bằng cách thống nhất các sản phẩm sẽ bàn giao của dự án trước khi thực hiện, bạn sẽ có thể chia các đầu sản phẩm thành từng khoản và tính phí cho bất kỳ công việc bổ sung nào. Việc có một danh sách rõ ràng về sản phẩm cần giao cũng sẽ giúp bạn ngăn chặn việc dự án mở rộng quy mô ngoài yêu cầu ban đầu của khách hàng.
2. Thống nhất về định dạng file
Bỏ quên việc thống nhất về định dạng file thực sự có thể làm chậm tiến độ của các designer, đặc biệt là nếu những vấn đề liên quan xuất hiện vào cuối dự án. Bạn thân mến, hãy luôn hỏi khách hàng của bạn về định dạng file mà họ cần trước khi bắt đầu!
Nguồn ảnh: 99designs
Tình huống #2: Bạn đang làm việc với một đơn vị phi lợi nhuận và họ muốn một mẫu brochure có thể chỉnh sửa. Bạn cùng khách hàng đã đi qua tất cả các bản chỉnh sửa và bạn đã sẵn sàng để kết thúc dự án. Bạn gửi cho khách hàng một tệp Adobe InDesign có thể chỉnh sửa và chuẩn bị hóa đơn cuối cùng. Đến đây, khách hàng liên hệ với bạn vì họ có chút “nhầm lẫn”. Họ không có Adobe Suite và mong đợi rằng brochure sẽ ở định dạng Microsoft Word – ứng dụng mà họ biết cách sử dụng. Bây giờ bạn phải tạo lại toàn bộ mẫu trong Word để họ có thể sử dụng!
Một số khách hàng không am hiểu về thiết kế đồ họa và họ cần sự hướng dẫn từ bạn để hiểu rõ về những định dạng file họ cần. Hãy hỏi họ về các ứng dụng thiết kế mà họ có thể thoải mái sử dụng, họ có cần file có thể chỉnh sửa không và họ dự định sử dụng thiết kế của bạn như thế nào khi nó hoàn thành. Thông tin này sẽ giúp bạn hiểu được định dạng tệp file mà khách hàng cần, từ đó giúp bạn tránh được bất kỳ vấn đề nào vào phút chót khi họ nhận được thiết kế cuối cùng.
3. Giới hạn số lần chỉnh sửa đổi tối đa
Bất cứ designer nào cũng có thể kể cho bạn câu chuyện kinh hoàng về “em sửa giúp anh/chị một chút như nàyi”… Sau đó thêm một chút thay đổi nhỏ nữa. Và rồi… Ok, chỉ một chút nữa thôi!
Chúng ta hiểu rằng các designer cũng có thể là người theo đuổi sự hoàn hảo. Nhưng, chúng ta đều có những giới hạn, ít nhất là trong việc nhận phản hồi từ khách hàng. Tốt nhất là bạn nên đặt ra một giới hạn. Khách hàng của bạn cần có hướng dẫn rõ ràng để hiểu và hợp tác cùng bạn.
Nguồn ảnh: 99designs
Nói về quy trình chỉnh sửa của bạn sẽ giúp khách hàng hiểu về những kỳ vọng của bạn đối với phản hồi của họ trong suốt dự án. Giải thích rõ ràng về số lượng bản đề xuất thiết kế đã được bao gồm trong giá của dự án cũng như số lượt feedback và chỉnh sửa bạn sẽ cung cấp.
Để nhấn mạnh điều này, bạn có thể đề cập đến vấn đề chỉnh sửa bổ sung với một khoản phụ thu khi đàm phán. Điều khoản về số lần chỉnh sửa tối đa có thể khiến khách hàng nhận ra rằng họ cần phải feedback một cách “có tâm” hơn. Hy vọng điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi chuỗi ngày chỉnh sửa không ngừng nghỉ.
Mặc dù yêu cầu chỉnh sửa thêm một chút ở đây, một chút ở kia có thể một là điều tốt cho bản thiết kế của bạn nhưng bạn cũng cần phải biết giới hạn của mình ở đâu và biết quý trọng thời gian của mình.
4. Hãy lên timeline rõ ràng
Thời gian là tiền bạc – đặc biệt là khi bạn đang thực hiện một dự án thiết kế. Nếu các mốc thời gian không được thống nhất trước, bạn có thể dễ dàng đi chệch hướng. Sự thiếu đồng nhất về các deadline giao sản phẩm, lịch làm việc và thời gian dự kiến có thể nhanh chóng làm hỏng mọi thứ tốt đẹp đang diễn ra.
Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian và dự kiến của bạn phù hợp với mong đợi của khách hàng.
Nguồn ảnh: 99designs
Khi bắt đầu nhận feedback và yêu cầu chỉnh sửa, bạn có thể sẽ nhận ra rằng dự án đang chiếm nhiều thời gian hơn là bạn hoặc khách hàng của bạn mong đợi. Điều này có thể là cơ hội tốt để đàm phán lại về giá cả – nhưng chỉ khi cả hai bên đều hiểu rõ rằng dự án đang vượt quá phạm vi ban đầu.
Dưới đây là những câu hỏi bạn nên đặt cho bản thân ở đầu dự án:
- Khi nào dự án này chính thức bắt đầu?
- Dự kiến dự án sẽ hoàn thành khi nào? Có một deadline cụ thể nào không?
- Dự án này đòi hỏi bao nhiêu thời gian? Dự kiến dự án sẽ mất bao lâu?
- Các mốc thời gian cho dự án này và ngày dự kiến cho mỗi cột mốc là khi nào?
- Mỗi lần chỉnh sửa nên mất bao lâu thời gian?
- Khách hàng có mong đợi bạn sẽ sẵn có sản phẩm vào thời điểm cụ thể nào không? Có giờ làm việc cố định hoặc lịch làm việc đã định sẵn không?
Bằng cách đặt cho mình những câu hỏi này, bạn sẽ hiểu rõ ràng hơn về phạm vi thời gian và cách xác định giá cả của dự án. Khi rõ ràng về thời gian dự kiến với khách hàng, bạn cũng sẽ sẵn sàng hơn cho những “cuộc trò chuyện khó khăn” nếu cần thiết.
Ví dụ, nếu khách hàng của bạn chậm trễ trong việc feedback, bạn có thể giải thích cho họ rằng sự chậm trễ của họ đang ảnh hưởng đến các mốc thời gian của dự án và ngày bàn giao sản phẩm.
Nếu khách hàng yêu cầu những thay đổi lớn, bạn có thể thông báo cho họ rằng dự án đang mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến ban đầu (đây là cơ hội tốt để phản đối các yêu cầu của họ hoặc đàm phán lại giá cả).
5. Thống nhất về giá cả và hình thức thanh toán
Khi bạn đã xác định được các sản phẩm cần giao và timeline dự án, bạn có thể bắt đầu nghĩ về phương thức thanh toán cho dự án.
Hãy bắt đầu bằng việc xem xét danh sách chi tiết các sản phẩm. Giá của từng sản phẩm là bao nhiêu? Tiếp theo, hãy xem xét đến kế timeline dự kiến của dự án. Dự án này sẽ tốn bao nhiêu thời gian, giá trị của những giờ làm việc đó là bao nhiêu?
Nguồn ảnh: 99designs
Bạn có thể báo giá theo cách mà bạn muốn – có thể bạn sẽ đưa ra lựa chọn trả trọn gói cho dự án hoặc có thể bạn sẽ muốn khách hàng hiểu giá trị của từng sản phẩm thông qua một bảng giá chi tiết. Cách bạn chia sẻ giá cả với khách hàng là quyền của bạn nhưng dành thời gian để hiểu mức giá đó đến từ đâu là điều quan trọng đối với giá trị của bạn trong suốt dự án.
Khi bạn xác định giá cả của dự án, bạn nên nghĩ đến các “khả năng xảy ra.” Khả năng khách hàng yêu cầu thêm các sản phẩm bàn giao sau này? Khả năng khách hàng yêu cầu nhiều chỉnh sửa hơn so với thỏa thuận ban đầu? Khả năng nếu họ cần bạn tham dự các cuộc họp hoặc chiếm nhiều thời gian hơn so với dự kiến? Tất cả những điều này sẽ tốn bao nhiêu chi phí?
Bằng việc đưa ra các giải pháp cho những “khả năng xảy ra” này như các dịch vụ bổ sung trong hình thức thanh toán của mình, bạn sẽ có thể phản đối những yêu cầu thêm của khách hàng một cách nhẹ nhàng hoặc thêm các dịch vụ đó vào hóa đơn nếu họ vẫn muốn sử dụng chúng.
6. Rõ ràng trong điều khoản về chấm dứt và hủy bỏ dự án
Hãy đối diện với sự thật. Đôi khi mọi thứ không diễn ra như chúng ta mong đợi. Ngân sách bị cắt giảm. Khách hàng không thể hài lòng. Kế hoạch thời gian bị kéo dài quá mức. Bạn gặp phải một tình huống khẩn cấp. Đó là cách mà cuộc sống của chúng ta hoạt động và điều mà bạn cần làm là phải chuẩn bị cho những trường hợp như vậy.
Hãy đặt ra những câu hỏi khó khăn: điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hoặc khách hàng cần rút khỏi dự án? Và bạn nên được đền bù bao nhiêu nếu như hợp đồng kết thúc sớm?
Nguồn ảnh: 99designs
Tình huống #3: Bạn đang làm việc với một khách hàng khó tính và dự án đang đi chệch hướng. Cảm xúc dâng cao và khách hàng quyết định chấm dứt hợp đồng. Bạn liên hệ lại để xem liệu bạn có thể được trả tiền cho công việc của mình hay không nhưng khách hàng gây khó dễ cho bạn, họ nói rằng bạn đã không thực hiện những gì bạn đã hứa. Bạn xem lại hợp đồng ban đầu nhưng không thể tìm thấy bất cứ điều khoản nào nêu rõ khách hàng cần bồi thường bao nhiêu nếu dự án kết thúc sớm. Bây giờ bạn đang ở thế bất lợi trong cuộc đàm phán này.
Khi bàn về giá cả và hình thức thanh toán, bạn nên bao gồm một điều khoản giúp bạn và khách hàng của bạn giải quyết việc hủy bỏ dự án, nếu như trường hợp xấu nhất này xảy ra. Trong quá trình đàm phán, bạn nên thảo luận về thời điểm mà dự án có thể kết thúc và được hoàn lại toàn bộ tiền. Khi xem xét các mốc thời gian của dự án, bạn cũng nên thảo luận về tỷ lệ phần trăm khách hàng phải trả dựa trên khối lượng dự án đã hoàn thành.
Một số designer tính trước một khoản phí không hoàn lại để đảm bảo rằng họ sẽ không lãng phí thời gian. Một số khác đặt ra các mốc thanh toán trong đó họ được trả theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá. Cách bạn lập kế hoạch thanh toán là tùy thuộc vào bạn – nhưng hãy đảm bảo bản kế hoạch đó là “giấy trắng mực đen” đề phòng trường hợp mọi việc không như ý muốn.
7. Thống nhất vấn đề bảo mật
Cuối cùng, hiểu rõ khách hàng có cần bạn ký một thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) hoặc giữ bí mật thông tin của dự án trong một khoảng thời gian nhất định hay không là điều rất quan trọng.
Nguồn ảnh: 99designs
Khi đàm phán, bạn cùng khách hàng nên thông qua mọi mốc thời gian về vấn đề bảo mật và thời điểm cụ thể sản phẩm của bạn có thể được công khai. Khách hàng có thể đang chờ ra mắt sản phẩm và họ chỉ yêu cầu bạn giữ bí mật về dự án trong vòng sáu tháng, nhưng cũng có thể, trong dự án có một số thông tin nhạy cảm và nó sẽ không bao giờ được công khai.
Porfolio là thứ có thể giúp designer khẳng định khả năng và “bán” các sản phẩm của mình. Nếu bạn đã dành nhiều thời gian cho một dự án nhưng không thể chia sẻ nó một cách công khai trong Porfolio, bạn nên xem xét giá trị của vấn đề bảo mật và đưa nó vào định giá.
Kết lại
Khi nhận một dự án thiết kế mới, việc xắn tay vào làm luôn nghe cũng hấp dẫn đấy. Tuy nhiên, việc dành thời gian để đàm phán rõ ràng các điều khoản với khách hàng sẽ đảm bảo cả quá trình thực hiện dự án diễn ra một cách thuận lợi.
Là một designer chuyên nghiệp, việc quý trọng thời gian và biết khi nào nên “say no” là rất quan trọng. Hy vọng 7 gợi ý trên đây có thể giúp bạn đánh giá công việc của mình một cách rõ ràng cũng như mang đến cho bạn nhiều tự tin hơn khi đối diện với những cuộc trò chuyện khó khăn với khách hàng.
Nguồn: 99designs
Anh Thư
| Chương trình đào tạo Mỹ thuật Đa phương tiện (Arena Multimedia Specialist Program – AMSP) đào tạo Chuyên gia Mỹ thuật Đa phương tiện trong 2,5 năm. Với tính chất bao quát mọi lĩnh vực của ngành công nghiệp sáng tạo và giải trí, AMSP là cánh cửa mở ra các cơ hội nghề nghiệp đa dạng: Thiết kế Đồ họa, Thiết kế Web, Làm phim; Thiết kế Game, Hoạt hình 3D. Đặc biệt, học viên Arena đều được “va chạm” với các công việc trong ngành ngay từ năm nhất nhờ các cơ hội thực tập và việc làm từ mạng lưới doanh nghiệp, đối tác rộng lớn. – Kỳ 1: Graphic Design – Thiết kế đồ họa – Kỳ 2: Digital Product Design – Thiết kế sản phẩm kỹ thuật số – Kỳ 3: Digital Filmmaking – Làm phim kỹ thuật số – Kỳ 4: 3D Game Design – Thiết kế Game 3D – Kỳ 5: 3D Animation – Hoạt hình 3D Xem chi tiết chương trình đào tạo: https://www.arena-multimedia.vn/chuong-trinh-dao-tao/ Đăng ký tư vấn chương trình học: https://www.arena-multimedia.vn/dang-ky-hoc/ |
