Khi làm một nhà thiết kế, bạn sẽ nhận ra sáng tạo không chỉ nằm ở lúc thực hiện sản phẩm mà còn ở quá trình quản lý các đầu việc làm ra sản phẩm đó. Hãy cùng đi qua 7 mẹo dưới đây để tham khảo cách tối ưu quy trình làm việc, cũng như giảm thiểu những vấn đề phát sinh không đáng có bạn nhé.
Nguồn ảnh: Pexels
Mẹo 1: Lưu lại quy trình thực hiện các tác vụ thường xuyên
Khi đang làm quen với công việc thiết kế, bạn nên ghi chú lại toàn bộ các tác vụ của mình. Một khi nắm được trình tự thực hiện sẽ giúp bạn nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, tạo bản phác thảo, sửa đổi thiết kế hay chăm sóc khách hàng một cách thuận lợi hơn. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian sao chép và chia sẻ công việc với khách hàng và cộng sự của mình.
Điều này rất cần thiết cho dù bạn đang làm việc tự do, làm trong nội bộ công ty hay tại một agency nào đó. Việc thiết lập quy trình thực hiện sẽ tạo ra một tiêu chuẩn chung, để dù có bất kỳ thay đổi gì phát sinh thì mọi người vẫn có thể làm việc ăn khớp nhau trong thời gian diễn ra dự án.
Bạn có thể tạo sẵn mẫu (template) để áp dụng vào các quy trình công việc và nhiệm vụ mà bạn vẫn thường hay làm. Khi có khách hàng hoặc yêu cầu mới, bạn có thể sao chép mẫu đó và thêm thắt thông tin sao cho hợp lý, để từ đó chuẩn bị mọi thứ thật tốt cho công việc của mình.
Nguồn ảnh: Bloomberg
Mẹo 2: Lưu giữ các quyết định quan trọng và thông tin liên quan tại cùng một chỗ
Khi làm thiết kế, một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc của bạn rành mạch hơn là ghi lại các quyết định và bối cảnh nảy sinh quyết định đó. Bạn sẽ cần phải chú ý đến ba điều sau đây:
- Thời điểm đưa ra quyết định là khi nào?
- Lý do nào cho quyết định đó?
- Những ai có liên quan trong việc đưa ra quyết định đó?
Hãy lưu lại các quyết định và thông tin hữu quan ở cùng một nơi, sau đó chia sẻ với mọi người có mặt tại đó hoặc những người liên quan khác. Thao tác này sẽ rất quan trọng trong việc nhất quán quy trình thiết kế khi làm việc chung, cũng như đảm bảo không có quyết định then chốt nào bị bỏ sót và thất lạc.
Mẹo 3: Làm biểu mẫu để tránh loãng thông tin trong quá trình trao đổi
Khi khách hàng hay một bộ phận khác (tại nơi bạn làm việc) đề xuất điều chỉnh hoặc đưa ra hàng loạt yêu cầu về thiết kế, bạn sẽ cần đến một mẫu quy trình cụ thể nếu không muốn tốn thời gian xem đi xem lại các điểm mấu chốt nhiều lần. Một mẫu thường sẽ bao gồm những thứ như: Điều đối phương cần là gì, cái nào nên ưu tiên hơn, có thể làm trong bao lâu, hay cần thêm những chi tiết nào cho thiết kế của họ, v.v.
Nguồn ảnh: BetterUp
Để tránh tình trạng thông tin trao đổi quá nhiều, cũng như có thể dồn hết tất cả yêu cầu của khách hàng vào cùng một nơi, bạn nên tạo một mẫu đơn chung để thống nhất mọi yếu tố cần thiết cho sản phẩm của họ.
Bạn có thể tạo các biểu mẫu đặt thiết kế (design booking) có chức năng tùy chỉnh câu hỏi và yêu cầu bằng một vài công cụ trên Internet. Theo đó, khi có người điền vào biểu mẫu, nó sẽ tự động tạo nhiệm vụ mới với nhiều thông tin liên quan, từ đó giúp bạn giao việc và theo dõi trạng thái nhiệm vụ dễ dàng hơn mà không phải suốt ngày tìm lại tin nhắn hay các chi tiết họ cần.
Mẹo xịn:
Nếu chưa từng sử dụng công cụ quản lý dự án nào, hãy “chữa cháy” bằng cách thử Google Forms hoặc Typeform để tạo biểu mẫu tiếp nhận công việc nhé.
Nguồn ảnh: MySmartPrice
Mẹo bổ sung: Sử dụng biểu mẫu trong các cuộc thảo luận trực tiếp
Không phủ nhận rằng việc tiêu chuẩn hóa tất cả các yêu cầu chỉ trong một biểu mẫu nghe khá là máy móc, song, việc thêm nó vào quy trình quản lý khách hàng sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc của mình hơn. Chẳng hạn như khi triển khai một cuộc họp hoặc trao đổi trực tiếp với khách hàng, bạn có thể cân nhắc sử dụng biểu mẫu để tự theo dõi và nắm bắt thông tin trước, từ đó sớm thiết lập ngân sách và kế hoạch cụ thể cho công việc. Bằng cách nộp biểu mẫu qua các công cụ, nhiệm vụ sẽ được tạo ra để bạn linh hoạt xử lý mọi thứ, hoặc có thể đem đi bàn giao cho người khác trong trường hợp cần thiết.
Mẹo 4: Chia dự án lớn thành các phần nhỏ vừa sức
Nhận một dự án mới, gặp gỡ khách hàng mới hoặc giải quyết yêu cầu thiết kế quả là những công việc thú vị. Điều này trông như một sân chơi để bạn lao vào biển lớn nghệ thuật và thỏa sức sáng tạo những gì mà bạn luôn hằng yêu thích. Thế nhưng, chỉ cần nghĩ đến việc vô định trước các “đề bài” hóc búa, bạn sẽ nhận ra áp lực của việc sáng tạo có thể trở nên nặng nề đến nhường nào.
Nhằm tránh tình trạng ấy, bạn phải chia các dự án lớn thành từng nhiệm vụ nhỏ với nhiều cột mốc khả thi. Việc tạo các đầu việc phụ và đặt thời hạn ở từng giai đoạn quan trọng sẽ giúp bạn đảm bảo dùng đủ thời lượng tổng cho dự án mà không phải lo dồn ép bản thân quá nhiều.
Nguồn ảnh: Commons Library – UK Parliament
Trong một số công cụ quản lý dự án, các đầu việc phụ sẽ được ưu tiên với ngày đáo hạn, người phụ trách, các mô tả, v.v. vô cùng cụ thể để giúp bạn phân bố công việc phù hợp ở từng giai đoạn một. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chọn làm các nhiệm vụ theo ý muốn mà không cần phải tuân thủ thứ tự đầu việc. Theo đó, nếu một phần của dự án bị thiếu, tất cả các nhiệm vụ khác vẫn có thể được cập nhật như thường.
“Việc chia nhỏ dự án giúp phân rõ trách nhiệm khi đảm nhận từng phần cụ thể.”
Việc phân chia dự án thành từng mục nhỏ sẽ giúp công việc của bạn rành mạch và nhất quán trình tự thực hiện hơn. Cũng như nhờ điều này mà khi làm việc nhóm, mọi thành viên đều sẽ nắm được tổng quan dự án, cũng như hiểu được trách nhiệm cho mỗi phần mình đảm nhiệm là gì.
Bên cạnh đó, việc đặt ra các cột mốc quan trọng và nhiệm vụ vừa phải cho mỗi giai đoạn cũng sẽ giúp các bên liên quan theo dõi được quy trình xử lý, từ đó nhìn nhận chuẩn hơn về tốc độ và tiến trình của dự án chung.
Nguồn ảnh: Ladders
Mẹo 5: Tối ưu hóa tiến trình làm việc bằng mẫu sẵn có
Sự thật là nếu không sử dụng công cụ quản lý, bạn sẽ khó mà tổ chức được công việc theo những gì mình muốn. Bởi chúng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc xây dựng quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ và lèo lái mọi thứ đi theo đúng định hướng chung. Thậm chí, một số công cụ còn cho phép bạn tương tác với những người khác ở các nhiệm vụ, nhằm đảm bảo toàn bộ dự án không bỏ sót bất cứ điều gì.
Rất nhiều công cụ quản lý dự án cung cấp các template cho các nhà thiết kế và sản phẩm của họ. Dù không có mẫu nào dành riêng cho bạn đi nữa thì bạn vẫn có thể sử dụng và chỉnh sửa chúng theo cách của riêng mình. Theo đó, các mẫu này sẽ giúp bạn lên kế hoạch dễ dàng hơn khi không phải đối mặt với tình trạng bí ý tưởng hay cố gánh vác tất cả mọi thứ một mình.
Nguồn ảnh: Page Flows
Có thể nói, việc sử dụng các mẫu cũng là một trong những phương pháp đem lại hiệu suất cao, đặc biệt nếu đó là lần đầu tiên bạn bắt tay vào làm những dự án như tạo kế hoạch nghiên cứu người dùng, hay lên lịch sáng tạo nội dung, v.v. Nhờ đó, bạn sẽ hình dung ra được cách thực hiện nhiệm vụ hoặc dự án nên diễn thế nào, để rồi khi bắt đầu làm việc, bạn có thể chỉnh sửa lại các mẫu tùy theo ý mình.
Mẹo 6: Chia sẻ bảng quản lý dự án của bạn với khách hàng và đồng nghiệp
Khi làm việc nhóm, bạn buộc phải duy trì kết nối với những thành viên khác bằng cách liên tục cập nhật tiến độ thiết kế và các quyết định mấu chốt trong quá trình thực hiện. Theo đó, điều này đôi khi mang lại cảm giác như có thêm một đầu việc khác nằm ngoài chuyên môn và một số người chắc chắn sẽ không dễ dàng thích nghi với quy trình này.
Nguồn ảnh: Respect Group
Vậy, để đơn giản hóa việc cập nhật thường xuyên, hãy chia sẻ dự án, bản tin hoặc danh sách công việc cho cộng sự để họ nắm được thông tin chi tiết về tiến độ làm việc của bạn. Tương tự với khách hàng, bạn cũng có thể cân nhắc cung cấp danh sách quản lý dự án của mình hoặc thậm chí chia sẻ quyền truy cập đầu việc trong trường hợp cần thiết.
Bằng cách này, bạn có thể giảm thiểu phiền phức khi phải liên tục nhận tin nhắn “hỏi thăm” từ mọi người, cũng như giúp hiển thị tiến độ làm việc một cách đều đặn mà không cần liên tục cập nhật thông tin. Về phía khách hàng và cộng sự của bạn, điều này cũng giúp họ phần nào nắm được hiệu suất làm việc của nhau, để từ đó tổ chức ổn thỏa sao cho cả dự án và team đều tránh bị áp lực về mặt thời gian.
Mẹo 7: Quản lý thông minh các phản hồi
Nếu bạn sử dụng email để trao đổi công việc thiết kế thì chẳng mấy chốc bạn sẽ trở nên bối rối và loay hoay tìm lại đống ghi chú của mình.
Đó là lý do tại sao việc bố trí thông minh quy trình hợp tác và thu nhận phản hồi lại quan trọng đến thế. Để làm được điều đó, bạn có thể tạo một biểu mẫu thu thập nhận xét như đã nói ở trên, đồng thời theo dõi từng phản hồi diễn ra trong lúc thực hiện nhiệm vụ để tránh bị quên vặt. Ngay cả khi bạn không đáp lại các phản hồi, đồng nghiệp và khách hàng vẫn biết bạn đã đọc được và điều này giúp quy trình hợp tác diễn ra thuận lợi hơn.
Nguồn ảnh: Kudos
Nếu bạn thiết kế qua Figma thì công cụ quản lý dự án Height sẽ cho bạn tích hợp các cuộc hội thoại và quyết định trên cả hai nền tảng cùng một lúc. Khi đó, bạn không cần rời khỏi màn hình chính mà vẫn có thể đăng ảnh chụp màn hình thiết kế, chia sẻ cập nhật nhiệm vụ, cũng như tự động đăng chéo các thông báo nhận xét từ Figma mà không cần phải phê duyệt cho từng trường hợp.
Đồng thời, bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ mới và chia sẻ bản xem trước thiết kế ngay bên trong hai nền tảng mà không cần di chuyển qua lại giữa các tab. Bằng cách này, công việc của bạn sẽ diễn ra trôi chảy hơn rất nhiều.
Lời kết
Đồng ý rằng việc quản lý dự án sẽ không thú vị bằng quá trình tạo ra sản phẩm, nhưng nó lại là bước tối quan trọng và giúp các đợt hợp tác diễn ra tốt đẹp hơn. Đồng thời, nếu có chiến lược quản lý thông minh, bạn cũng sẽ rành mạch quy trình làm việc và giảm thiểu không ít căng thẳng trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Quá trình quan trọng hơn kết quả? Không hẳn, nhưng nếu bạn càng làm cho khách hàng tin tưởng quy trình làm việc thì họ càng cho phép bạn thoải mái sáng tạo mà không phải liên tục gián đoạn để cập nhật trạng thái. Các công cụ sẽ luôn hỗ trợ bạn trong việc quản lý mọi thứ đâu vào đấy, cũng như giúp bạn truyền đạt các mốc thời gian và tiến độ dự án một cách thường xuyên.
Nguồn tham khảo: Dribble
Tâm Cửu
| Chương trình đào tạo Mỹ thuật Đa phương tiện (Arena Multimedia Specialist Program – AMSP) đào tạo Chuyên gia Mỹ thuật Đa phương tiện trong 2,5 năm. Với tính chất bao quát mọi lĩnh vực của ngành công nghiệp sáng tạo và giải trí, AMSP là cánh cửa mở ra các cơ hội nghề nghiệp đa dạng: Thiết kế Đồ họa, Thiết kế Web, Làm phim; Thiết kế Game, Hoạt hình 3D. Đặc biệt, học viên Arena đều được “va chạm” với các công việc trong ngành ngay từ năm nhất nhờ các cơ hội thực tập và việc làm từ mạng lưới doanh nghiệp, đối tác rộng lớn. – Kỳ 1: Graphic Design – Thiết kế đồ họa – Kỳ 2: Digital Product Design – Thiết kế sản phẩm kỹ thuật số – Kỳ 3: Digital Filmmaking – Làm phim kỹ thuật số – Kỳ 4: 3D Game Design – Thiết kế Game 3D – Kỳ 5: 3D Animation – Hoạt hình 3D Xem chi tiết chương trình đào tạo: https://www.arena-multimedia.vn/chuong-trinh-dao-tao/ Đăng ký tư vấn chương trình học tại : https://www.arena-multimedia.vn/dang-ky-hoc/ |
