Giao tiếp là một kỹ năng mà không phải ai cũng giỏi nếu không thường xuyên luyện tập. Như vậy, giao tiếp cơ bản là gì và làm sao để có một cuộc hội thoại mà cả người nói và người nghe đều hiểu nhau? Tất cả đều được giải đáp trong buổi talkshow bàn về kỹ năng giao tiếp được tổ chức tại Arena Multimedia Nguyễn Đình Chiểu vừa qua.
Chiều tối ngày 27/3, trường Đào tạo Mỹ thuật Đa phương tiện Arena Multimedia kết hợp cùng Geek Up đã đem đến buổi workshop Communication Skill: Học thiết kế sáng tạo, giao tiếp sao cho chuẩn? tại Arena Multimedia cơ sở Nguyễn Đình Chiểu.
Sự kiện đã được diễn ra thành công tốt đẹp với sự tham gia của hơn 100 học viên Arena Multimedia cùng các bạn trẻ đang học tập, làm việc trong ngành sáng tạo dưới sự dẫn dắt của hai diễn giả đến từ Geek Up – Anh Hoàng Nguyễn (Product Design Coach) và Chị Mai Anh (Learning & Development Specialist).
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp (communication) có thể được hiểu đơn giản là việc truyền thông điệp từ một người đến một người khác. Trong đó hai chủ thể chính của một cuộc giao tiếp là Sender (người nói, người truyền tải thông điệp) và Receiver (người nghe, người tiếp nhận thông điệp). Theo một nghiên cứu của Viện toàn cầu McKinsey, giao tiếp chiếm đến 80% thời gian trong hoạt động thường ngày của một con người. Trong công việc, giao tiếp được thể hiện ở các hình thức:
- Thảo luận cùng đồng nghiệp.
- Trình bày ý tưởng với khách hàng.
- Nói chuyện với sếp.
- V.v…
Thế nào là một cuộc giao tiếp hiệu quả?
Như đã nói ở trên, trong một ngày, hầu hết chúng ta dành ra 80% thời gian để giao tiếp. Tuy nhiên, bạn có biết thông thường 50% trong số các cuộc giao tiếp diễn ra hàng ngày được xem là thất bại vì không dẫn đến đâu hay nói cách khác là người nghe không hiểu ý người nói và người nói không hiểu những phản hồi ngược lại từ người nghe.
Những lý do khiến cho cuộc giao tiếp thất bại:
- Mục đích giao tiếp không rõ ràng.
- Người nói không có luận điểm để làm rõ những gì muốn nói.
- Thứ tự trình bày câu chuyện/quan điểm không hợp lý.
- Người nghe không phản biện, không đặt câu hỏi để xác nhận những gì mình đang hiểu.
Làm thế nào để cuộc trò chuyện không “going nowhere”?
Một cuộc giao tiếp hiệu quả là khi người nói và người nghe thấu hiểu và nắm bắt được thông tin cần được truyền tải. Vì thế, chúng ta cần nhớ mục đích, kết quả mong muốn đạt được là gì sau cuộc giao tiếp để có phương thức truyền đạt đúng đến người nghe. Nhưng trách nhiệm để tạo nên một cuộc giao tiếp hiệu quả lại thuộc về cả hai chứ không riêng gì người nói. Bởi vì nếu người nói nỗ lực để truyền đạt thì người nghe cũng cần đặt câu hỏi, phản hồi lại để xác nhận rằng mình hiểu đúng thông điệp.
Áp dụng phương pháp PAO từ Geek Up để tạo nên một cuộc đối thoại hiệu quả:
- P (Purpose): Đối với những cuộc đối thoại quan trọng, bạn cần liệt mục đích bằng việc trả lời hai câu hỏi: Bạn muốn đạt được điều gì sau cuộc nói chuyện này? Bạn muốn người nghe biết được điều gì, cảm nhận được điều gì, hoặc sẽ làm gì sau cuộc nói chuyện?
- A (Argument): Bạn muốn truyền đạt thông tin gì và bạn có những luận điểm nào để hỗ trợ cho những ý chính mà mình muốn nói.
- O (Order): Bạn cần xác định điều gì nên nói đầu tiên và điều gì nên nói cuối cùng, nội dung của cuộc trò chuyện nên đi từ toàn cảnh đi đến cụ thể.
Các kênh giao tiếp cơ bản và cách thức áp dụng
Có rất nhiều hình thức giao tiếp khác nhau, tuy nhiên, bạn cần xem xét nội dung mà mình muốn truyền tải để lựa chọn cho mình những kênh giao tiếp phù hợp. Trong đó:
- Gặp mặt trực tiếp: Phù hợp với việc trình bày ý tưởng, thảo luận nhóm, thu thập insight khách hàng.
- Video call: Khi người nói và người nghe đang ở những nơi khác nhau, đại dịch Covid buộc mỗi người phải ở nhà.
- Audio Call: Khi thông tin cần được xác nhận nhanh và gấp.
- Email: Sử dụng khi cần khách hàng hay khách hàng đọc kỹ về một văn bản nào đó, những thông tin mang tính chất cần phải được xem xét kỹ lưỡng.
- Chat: Những thông tin ngắn như xác nhận lịch hẹn, nhắc nhở nhanh về vấn đề nào đó.
Hãy thành thật và nếu muốn giỏi giao tiếp, bạn phải rèn luyện!
Ở nửa sau của chương trình, hai diễn giả đến từ Geek Up đã nhận được rất nhiều câu hỏi thú vị đến từ các bạn trẻ tham gia chương trình. Những câu trả lời cùng những lời khuyên của anh Hoàng Nguyễn và chị Mai Anh đã đem đến rất nhiều động lực và sự tự tin trong việc hoàn thiện các kỹ năng giao tiếp dành cho các bạn trẻ tham gia buổi workshop.
Qua đó, anh Hoàng Nguyễn đã đem đến lời khuyên thiết thực dành cho các Designer tương lai rằng: “Điều giúp anh luôn giữ được sự tự tin trong quá trình sáng tạo, đó là anh sẽ tìm cách xác định được điều mình cần làm càng sớm càng tốt. Điều đó được thể hiện ở các câu hỏi, những phản hồi đến sếp để chắc chắn hướng đi và hướng hiểu của mình dành cho công việc là đúng.”
Để tiếp thêm sự tự tin trong giao tiếp cho các bạn trẻ ngồi bên dưới, anh chia sẻ rằng: “Mình có gì thì nói đó thôi. Hãy thành thật! Chúng ta biết tới đâu thì chỉ cần nói tới đó, nếu mình không biết cứ nói là mình không biết. Chỉ khi thay đổi bản thân mình như thế, anh mới trở nên tự tin hơn và không còn sợ rằng mình sẽ nói sai nữa.”
Với chị Mai Anh, chị thể hiện một cách thẳng thắn quan điểm của mình rằng: “Muốn giỏi phải tập luyện” – “Có một câu nói mà chị cũng áp dụng cho chính mình, đó là “Practice makes perfect”, mình cần phải rèn luyện. Dù là giao tiếp hay bất cứ kỹ năng nào cũng vậy, nó đều xuất phát từ việc mình có khao khát muốn học hỏi hay không, sau đó mới đến việc mình rèn luyện từ những kiến thức nền tảng và cuối cùng, nó mới trở thành kỹ năng đặc thù của mình. Đặc biệt là trong những bài thuyết trình quan trọng, chúng ta cần phải tập luyện nhiều hơn bình thường để có thể diễn đạt trôi chảy và đúng trọng tâm những ý mà mình muốn nói.”
Kết
Và các tips giúp các bạn trở nên tự tin hơn trong giao tiếp cũng chính là “mục đích” mà Arena Multimedia, với tư cách là “người nói” muốn gửi đến các bạn trẻ – những “người nghe” thông qua phương thức truyền đạt chính là buổi workshop Communication Skill lần này. Và hi vọng rằng chúng ta đã có một “cuộc giao tiếp” hiệu quả và thành công vượt ngoài mong đợi.
Cuối cùng, với những buổi workshop mang tính chất nâng cao kỹ năng mềm bên cạnh các kiến thức chuyên môn được học tập hàng ngày, Arena Multimedia mong rằng các Arenaites sẽ ngày càng cải thiện bản thân hơn nữa và những gì mà nhà trường chuẩn bị cho các bạn hôm nay chính là hành trang kỹ năng cho tương lai rộng mở về sau.
TMT
