Các sản phẩm “thiết kế” thường mang đến cảm giác là một hành trình mang đậm màu sắc cá nhân, nhưng hẳn nhiên không phải dự án nào cũng có thể thuận lợi hoàn thành chỉ với một bộ não. Và có rất nhiều câu hỏi, nhiều vấn đề, nhiều mẹo nhỏ mà bạn cần quan tâm để quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ.
Hợp tác làm việc là một điều cần thiết trong hầu hết các lĩnh vực, và thiết kế cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, vì đặc thù của việc sáng tạo thường phụ thuộc nhiều vào phong cách và cái tôi nghệ thuật, hợp tác trong thiết kế có thể trở thành một công cuộc gây ít nhiều tranh cãi. Chính vì thế, hiểu rõ tầm quan trọng, mục tiêu của việc hợp tác cũng như những điều cần chú ý trong quá trình san sẻ công việc với người khác tin rằng là điều không hề thừa để tạo ra những thiết kế đặc sắc hơn trong thời đại bùng nổ sáng tạo hiện nay.
Tầm quan trọng của hợp tác trong thiết kế
Imogen Hoff, Giám đốc Nghệ thuật của Vista, khẳng định: “Hợp tác là chìa khóa cho các dự án sáng tạo. Không có hợp tác, các ý tưởng có thể bị giới hạn trong những trải nghiệm và suy nghĩ của riêng bạn, vô tình tạo ra một không gian cái tôi hạn hẹp. Làm việc với những người khác cho phép các cách suy nghĩ khác nhau kết hợp và tạo ra thứ gì đó nguyên bản, thứ gì đó thú vị.”
Về cơ bản, càng nhiều đôi mắt, khối óc và bàn tay tham gia vào một dự án thì càng có nhiều ý tưởng được tạo ra. Nhiều người hơn thường đồng nghĩa với nhiều nhân lực để nắm bắt bất kỳ sơ suất, sai sót hoặc các nguy cơ phát sinh tranh cãi từ những ý tưởng. Đây cũng là lý do tại sao sự đa dạng trong các nhóm sáng tạo lại quan trọng đến vậy – khi một nhóm có nền tảng và kinh nghiệm khác nhau, tác phẩm của họ phản ánh sự đa dạng này và nói rộng ra, nó có tiềm năng tiếp cận nhiều đối tượng hơn.
Không chỉ thế, việc hợp tác giúp ta tiếp cận với các nguồn lực mà bản thân không có và mở rộng cơ hội công việc. Chẳng hạn bạn được giao làm một đoạn phim ngắn và quyết định rằng phong cách stop-motion hoặc hoạt hình đất sét (claymation) là phù hợp nhất, nhưng đáng tiếc công ty bạn lại không có sẵn phần mềm để thực hiện. Thay vì từ chối dự án, bạn hoàn toàn có thể hợp tác với một công ty hoặc cá nhân khác có sẵn công cụ cho phong cách này để tạo ra sản phẩm theo đúng mong đợi của bản thân và khách hàng.
Lợi ích hàng đầu của việc hợp tác trong thiết kế sáng tạo
Tại sao bạn cần hợp tác với người khác, là vì bạn muốn có trải nghiệm phong phú hơn hay vì tình thế bất đắc dĩ phải san sẻ công việc, tùy vào mục tiêu của bạn mà mức độ và kế hoạch cho việc hợp tác thiết kế sẽ khác nhau. Xác định mục tiêu trước khi hợp tác sẽ giúp ích rất nhiều cho việc dự toán, phân bổ nhiệm vụ, quản lý thông tin cũng như các quyết định liên quan đến kỹ thuật chuyên môn.
1. San sẻ công việc khi không đủ nhân lực
Khi công việc tích tụ nhiều hơn mức bạn có thể giải quyết, đó là một vấn đề căng thẳng, và rõ ràng cần tìm cách giải quyết. Tìm kiếm sự trợ giúp từ các freelancer thường là giải pháp được lựa chọn. Trong trường hợp này, xác định trước ngân sách chi trả cho các nhân lực thuê ngoài là bước cần thiết. Với lực lượng đông đảo trong ngành sáng tạo và sự trợ giúp của công nghệ, thường bạn có thể giao phó một hoặc nhiều phần dự án cho các nguồn nhân lực bên ngoài mà vẫn dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc.
2. Mở rộng dịch vụ
Trong nhiều trường hợp, bạn cần hợp tác với nhiều bên nếu muốn mở rộng dịch vụ của mình. Ví dụ bạn muốn nâng tầm thương hiệu của mình bằng cách mở thêm mảng kinh doanh thương mại điện tử bên cạnh cửa hàng chính thức, bạn có thể chọn cộng tác với các chuyên gia tiếp thị và xây dựng thương hiệu thương mại điện tử cũng như các nhà thiết kế web để thực hiện điều này.
3. Xâm nhập thị trường mới, mở rộng tệp khách hàng
Nếu thương hiệu của bạn đã đến lúc ra mắt ở một địa phương hoặc thậm chí quốc gia khác, làm việc với các nhà thiết kế ở các thị trường mới có thể là một cách để đảm bảo sản phẩm của bạn phù hợp với thị hiếu ở những thị trường đó. Tiến vào một thị trường mới thường đòi hỏi tiếp cận với một nhóm đối tượng khách hàng mới, và các cộng tác viên cũng có thể trợ giúp việc này, đặc biệt là khi tiếp cận tệp khách hàng mới đồng nghĩa với việc phải cung cấp một thứ gì đó mới – chẳng hạn như một ứng dụng để kết nối với Gen Z. Tiếp tục làm những gì bạn giỏi và thuê các nhân sự chuyên nghiệp cần thiết cho từng mảng sẽ giúp dự án của bạn vận hành trơn tru hơn.
4. Rút ngắn thời gian quay vòng dự án
Điều này đi cùng với mục tiêu đầu tiên: giúp tăng năng suất làm việc. Về cơ bản, việc rút ngắn thời gian quay vòng cho phép bạn đảm nhận nhiều công việc hơn. Freelancer là lựa chọn phổ biến, và tùy thuộc vào ngân sách và nguồn lực sẵn có của bạn, việc thuê thêm nhân viên cũng có thể là lựa chọn phù hợp.
Làm thế nào để xây dựng chiến lược hợp tác cùng nhau hiệu quả?
Mỗi một dự án có những yêu cầu riêng biệt, vì thế sau khi xác định rằng việc hợp tác là cần thiết và mục tiêu bạn muốn trong quá trình này, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau đây để đảm bảo hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh.
1. Các thành viên trong nhóm của bạn sống ở đâu?
Tuỳ thuộc vào dự án mà tần suất làm việc trực tiếp và trực tuyến sẽ khác nhau, vì thế hãy cân nhắc kỹ càng nếu muốn hợp tác với người sống ở múi giờ quá khác biệt. Ngoài ra, tận dụng các công cụ quản lý và liên lạc để cập nhật thông báo mà không cần họp mặt thường xuyên cũng là một cách để bạn thoải mái hợp tác với nhân sự nước ngoài hơn.
2. Nhóm thực hiện dự án này gồm những ai?
Các thành viên trong nhóm của bạn mỗi người chuyên một kỹ năng khác nhau, hay tất cả đều từ cùng một bộ phận và cùng thực hiện một phần việc lớn? Các thành viên thực hiện từng công đoạn của một dự án hoàn chỉnh, hay chỉ hoàn thành một phần việc của dự án quy mô lớn? Bởi vì thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ là khác nhau, nắm bắt rõ nhiệm vụ của nhóm và đặc điểm của các thành viên sẽ giúp bạn phân bổ nhiệm vụ tốt hơn (phần việc nào có thể tự xử lý và phần nào cần thuê nhân lực ngoài chẳng hạn) và dự tính thời gian hoàn thiện chính xác hơn.
3. Dự án này gồm tổng cộng bao nhiêu bước?
Không nhất thiết phải đưa ra con số chính xác, chỉ là bạn cần xác định các giai đoạn của dự án, mỗi giai đoạn gồm những nhiệm vụ chính là gì và thời gian tối thiểu lẫn tối đa mà bạn có thể dành cho từng khâu, từng thiết kế là bao lâu. Dự án quy mô càng lớn, càng nhiều bước hẳn sẽ cần đến sự trợ giúp của nhiều nhân lực lẫn công nghệ hơn.
4. Tần suất cập nhật tiến độ cho khách hàng như thế nào?
Bao lâu thì cần cập nhật tiến độ, hình thức báo cáo là gì, vấn đề nào thì cần hỏi ý kiến trực tiếp và vấn đề nào giao cho bên thiết kế toàn quyền quyết định, thậm chí là có giới hạn số lần chỉnh sửa không, những điều này nên được suy xét kỹ để điều chỉnh kế hoạch làm việc hoặc nội dung thiết kế nhằm hạn chế bất đồng giữa nhà thiết kế và khách hàng, cũng như để tạo ra sản phẩm chất lượng nhất có thể.
5. Các dự án hay sản phẩm của bạn đa dạng hay tương tự nhau?
Phạm vi dự án rộng hơn có nghĩa là bạn cần phần mềm có nhiều chức năng hơn, trong khi thực hiện lặp đi lặp lại các dự án hay sản phẩm phong cách tương tự thường có nghĩa là bạn chỉ cần các chức năng phần mềm cụ thể. Khi hoạch định ngân sách của mình, hãy ghi nhớ điều này: các dự án đa dạng hơn thường yêu cầu nhiều chương trình hơn, điều này thường có nghĩa là chi nhiều tiền hơn để đảm bảo bạn được trang bị đầy đủ.
6. Khi cần hợp tác thiết kế, bạn sẽ kiếm tìm những nhân tố mới hay làm việc nhiều lần với một nhóm nhất định?
Nếu là các nhiệm vụ tương tự nhau và bạn đã chọn được một số người đáng tin cậy thì thường việc hợp tác sẽ tiếp diễn nhiều lần. Trong trường hợp thường xuyên thực hiện các dự án ngắn hạn và một lần, bạn cần dự trù thời gian và tiền bạc cho tất cả chúng.
7. Những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến nhóm bạn?
Sau khi trả lời những câu hỏi này, các ưu tiên của nhóm bạn sẽ xuất hiện, đó có thể là ưu tiên giao tiếp qua tin nhắn và thông báo thay vì họp video do các thành viên ở xa nhau, có thể là chuyên môn khác biệt nên cần đặc biệt chú ý việc phổ biến quy trình và cân bằng không khí. Đây là những điều có khả năng khiến việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn hoặc khó khăn hơn tuỳ vào cách ta xác định và cân bằng chúng.
Tận dụng sức mạnh của công nghệ, hợp tác không-biên-giới
Trong thời đại một dự án có thể được outsource cho các nhân lực bên kia địa cầu, khoảng cách địa lý đã không còn là trở ngại quá lớn, nhất là với sự trợ giúp của công nghệ. Trong nhiều lĩnh vực nói chung và thiết kế nói riêng, có không ít công cụ phổ biến, ít tốn kém và dễ sử dụng mà mỗi đội nhóm đều nên tận dụng.
1. Công cụ quản lý dự án
Các phần mềm quản lý sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng, nắm rõ dự án đang ở giai đoạn nào, mỗi thành viên đang làm gì, đồng thời các cộng tác viên cũng nhanh chóng nắm được nội dung và thời hạn của từng nhiệm vụ. Mỗi phần mềm quản lý có các tính năng nổi bật riêng, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu xem phần mềm nào cung cấp các chức năng bạn cần và thử nghiệm một số trước khi đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Một số công cụ quản lý dự án phổ biến nhất gồm:
- Airtable: Nền tảng cộng tác sử dụng bảng tính và cơ sở dữ liệu giúp làm việc theo nhóm một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc của mình lẫn những thành viên khác tiến triển mức độ nào.
- Asana: Phần mềm giúp ghi chú từng giai đoạn hiện tại của dự án và chia sẻ tệp một cách dễ dàng.
- Trello: Công cụ hỗ trợ trực tuyến giúp lên kế hoạch, quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.
- Basecamp: Phần mềm quản lý dự án giúp dễ dàng chia sẻ trao đổi tài liệu.
2. Công cụ giao tiếp
Giao tiếp là một phần thiết yếu của quá trình hợp tác. Với đặc thù ngành sáng tạo, làm việc và trao đổi trực tuyến đã trở nên đặc biệt quan trọng, chính vì thế việc tận dụng những phần mềm liên lạc là rất cần thiết. Bạn cần dự tính cơ bản mình và đồng đội sẽ phải trao đổi trực tuyến trong các dịp nào, tần suất ra sao, chủ yếu để xử lý phần việc nào và cả số lượng người sẽ tham gia trong các buổi là bao nhiêu để chọn công cụ phù hợp trong các cái tên phổ biến như:
– Google Meet: Nền tảng gọi video trực tuyến cho phép tối đa 250 người tham gia cùng lúc.
– Zoom: Nền tảng gọi video trực tuyến cho phép tối đa 1000 người tham gia cùng lúc.
– Microsoft Teams hay GoToMeeting: Nền tảng gọi video thường dùng cho hội thảo.
– Slack: Phần mềm nhắn tin giúp việc trao đổi một-một lẫn cả nhóm đều thuận tiện.
– Discord: Nền tảng cung cấp không gian thảo luận dưới dạng phòng chat nhóm, cho phép trao đổi bằng tin nhắn chữ lẫn thoại.
– Google Chat: Công cụ nhắn tin nhanh chóng, sở hữu rất nhiều tính năng tích hợp, tương thích tuyệt đối với các dịch vụ khác của Google.
3. Công cụ thiết kế
Và phần quan trọng nhất: thiết kế. Khi nhiều người cùng làm việc trong một dự án, việc mỗi người đều có thể cập nhật phiên bản mới nhất của sản phẩm để đảm bảo nắm bắt tiến độ hẳn nhiên quan trọng, vì thế tuỳ vào quy mô dự án mà có thể chọn một số phần mềm giúp nhiều người có thể cùng làm việc trên một thiết kế như:
– Figma: Công cụ chỉnh sửa giao diện Website/App hoàn toàn thực hiện trên trình duyệt mà không cần bất kỳ thao tác tải về nào, tương thích với tất cả hệ điều hành, thuận tiện cho việc chia sẻ file bất kể thành viên dùng trình duyệt khác nhau.
– Bit.ai: nền tảng cộng tác giúp dễ dàng tạo tài liệu, ghi chú, wiki với các tùy chọn thiết kế nâng cao, tìm kiếm nhanh chóng, theo dõi tài liệu và nhiều tính năng khác.
– Filestage: Nền tảng xem xét và kiểm tra dành cho các agency, đại lý và công ty truyền thông để quản lý quy trình và xem xét sản phẩm của họ, tích hợp nhiều chức năng thiết kế hữu ích.
– Mockplus iDoc: Nền tảng cộng tác trực tuyến cho phép nhiều người dùng cùng làm việc với các thiết kế.
4. Công cụ văn bản
Khi cần sản xuất nội dung bằng văn bản như blog, bài đăng trên mạng xã hội hay nội dung trang web, Google Drive là lựa chọn đơn giản nhất. Thực tế, Google Drive cung cấp rất nhiều công cụ cộng tác hữu ích. Một trong số đó là Google Jamboard, một công cụ tương tự như Microsoft Paint cho phép nhiều cộng tác viên đưa ra các ý tưởng một cách trực quan.
Các phần mềm khác có thể hữu ích cho các nhóm làm việc trên blog, quảng cáo, nội dung trang web và các tài liệu văn bản khác bao gồm:
- bit.ai
- ProofHub
- Confluence
- Dropbox và Dropbox Paper
Hẳn nhiên, nhóm của bạn thường sẽ cần sử dụng nhiều chương trình để cộng tác hiệu quả. Các dự án có thể được hoàn thành bằng Google Drive, được thảo luận trong Slack và được theo dõi trong Asana. Hãy nhớ rằng, mỗi phần mềm là một công cụ, không phải là giải pháp tổng thể, cuối cùng cho nhu cầu cộng tác của bạn.
Tạm kết
Để hợp tác hiệu quả trong thiết kế không phải là điều dễ dàng, tuy nhiên, nếu có thể tận dụng tốt những thế mạnh từ việc cộng tác cùng những người khác trong ngành, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những sản phẩm tuyệt vời, “làm đẹp” cho Portfolio cũng như tăng thêm thu nhập. Hãy cứ nỗ lực, hãy học hỏi từ việc trao đổi trong quá trình cộng tác cùng người khác, bạn sẽ rút cho mình rất nhiều kinh nghiệm từ việc “teamwork” cũng như tìm kiếm “team-mate” phù hợp. Và đó cũng là lúc bạn có cho mình một đội nhóm tuyệt vời, sẵn sàng chinh chiến cho các dự án dù là “khoai” nhất.
| Chương trình đào tạo Mỹ thuật Đa phương tiện (Arena Multimedia Specialist Program – AMSP) đào tạo Chuyên gia Mỹ thuật Đa phương tiện trong 2,5 năm. Với tính chất bao quát mọi lĩnh vực của ngành công nghiệp sáng tạo và giải trí, AMSP là cánh cửa mở ra các cơ hội nghề nghiệp đa dạng: Thiết kế Đồ họa, Thiết kế Web, Làm phim; Thiết kế Game, Hoạt hình 3D. Đặc biệt, học viên Arena đều được “va chạm” với các công việc trong ngành ngay từ năm nhất nhờ các cơ hội thực tập và việc làm từ mạng lưới doanh nghiệp, đối tác rộng lớn. – Kỳ 1: Graphic Design – Thiết kế đồ họa – Kỳ 2: Digital Product Design – Thiết kế sản phẩm kỹ thuật số – Kỳ 3: Digital Filmmaking – Làm phim kỹ thuật số – Kỳ 4: 3D Game Design – Thiết kế Game 3D – Kỳ 5: 3D Animation – Hoạt hình 3D Xem chi tiết chương trình đào tạo: https://www.arena-multimedia.vn/chuong-trinh-dao-tao/ Đăng ký tư vấn chương trình học tại : https://www.arena-multimedia.vn/dang-ky-hoc/ |
Nguồn tham khảo: 99designs.com
Dịch và biên soạn bởi đội ngũ Arena Multimedia
